Você sabe quais são os fatores que influenciam diretamente na produtividade da sua empresa? No post de hoje, vamos te mostrar os principais problemas que podem ser a causa dessa dificuldade.
Muitos gestores acreditam que conhecem todos os problemas da sua organização, mas acabam deixando passar pequenos detalhes que podem se tornar grandes empecilhos.
A produtividade nas empresas é o principal elemento relacionado ao seu sucesso. E é para esse ponto que os gestores devem voltar toda a sua atenção.
Uma organização que possui uma produção de acordo com a demanda e de forma qualificada se destaca no mercado de trabalho.
Por isso, detectar pontos que afetam a produtividade da equipe é tão importante para a sobrevivência de um empreendimento.
Em razão disso, listamos 5 problemas frequentes que afetam a produtividade de qualquer empresa. Confira!
4 problemas que afetam a produtividade da sua empresa
Retrabalho
Quando falamos sobre retrabalho, estamos tratando sobre um dos principais vilões da produtividade em uma organização.
Suas causas podem ser diversas, porém as mais frequentes estão relacionadas às interfaces da área com seus clientes internos e externos, como o recebimento de solicitações em duplicidade, com dados incompletos ou sem a documentação necessária.
No entanto, isso pode ser amenizado ao estabelecer regras para solicitar novas demandas, como a criação de formulários com campos de preenchimento obrigatório, a recusa de solicitações incompletas e a definição de prazos limite para as mesmas.
Infraestrutura do ambiente
O planejamento da infraestrutura é essencial. Este é um aspecto que passa despercebido por muitos gestores e que pode ter grande impacto na produtividade das empresas.
Barulhos, ambiente com pouca iluminação, pessoas circulando e mobiliário inadequado podem atrapalhar o nível de produção dos profissionais.
É preciso saber organizar a sua empresa de acordo com as tarefas a serem desempenhadas e de forma a garantir o bem-estar do trabalhador enquanto ele exerce a sua função.
O setor de produção não deve ficar próximo demais a sala de reuniões e escritórios, pois o barulho pode atrapalhar a concentração.
Além disso, as salas devem possuir os equipamentos necessários para que o profissional faça o seu trabalho com qualidade.
Um funcionário que fica circulando pela empresa em busca de ferramentas perde tempo e ainda atrapalha os demais, prejudicando o rendimento organizacional.
Interferências
Estimativas indicam que o período necessário para retomar a concentração depois de uma interrupção varie entre cinco e dez minutos.
As interferências não se resumem a telefonemas e e-mails, mas envolvem também chats e aplicativos de mensagens que atrapalham e geram improdutividade.
Uma saída segura é adotar um modelo de atendimento que permita organizar e controlar o recebimento de demandas de forma centralizada, “blindando” o restante da equipe das interrupções.
Burocracia ou atividades desnecessárias
É comum que alguns processos de rotina tornem-se desnecessários ao longo do tempo de desenvolvimento do trabalho de uma empresa.
Entre os exemplos disso, é possível citar o uso de documentos criados para uma necessidade específica e que já não tem mais sentido.
Por conta disso, é necessário revisar constantemente os processos para identificar atividades que possam ser eliminadas ou simplificadas.
6 problemas que afetam a produtividade da sua equipe
Insatisfação
O estado de espírito de um colaborador é um dos fatores que mais influenciam na produtividade. Quem gosta do que faz se sente mais feliz e motivado para produzir mais.
Enquanto o colaborador insatisfeito e frustrado fugirá de responsabilidades e trabalhará em ritmo mais lento.
Vários motivos levam à insatisfação no trabalho: atritos entre pessoas com pensamentos diferentes, falta de valorização, ausência de diálogo com a chefia, poucas perspectivas de crescimento etc.
Você precisa ser hábil em administrar conflitos e estar sempre disposto a ouvir, além de motivar a equipe com premiações por metas cumpridas e outras estratégias.
Um gestor que se mostra próximo ao time será mais capaz de lidar com os desafios. E ser próximo não significa, necessariamente, convidar para uma cerveja depois do trabalho.
Significa mostrar interesse pelos colaboradores, tratá-los com respeito e valorizar seus esforços. Isso tudo vai propiciar um ambiente de trabalho agradável para todos, contribuindo para o clima organizacional.
Excesso de reuniões
Reuniões são uma importante ferramenta para o mundo corporativo, servindo de auxílio para que os gestores conduzam e treinem sua equipe.
Entretanto, quando se tornam recorrentes e excessivas, representam um obstáculo à produtividade das empresas.
Cada vez que um funcionário interrompe uma tarefa para se deslocar para uma reunião, há uma queda considerável em sua produtividade.
Além do mais, ao retornar ao trabalho ele demora a se concentrar novamente, refletindo em sua produção diária.
Assim sendo, procure realizar reuniões com moderação e torná-las mais ágeis e eficientes. Ou seja, procure ser mais claro e objetivo, fazendo reuniões mais curtas e em menor número.
Falha na comunicação
Falhas na comunicação entre o gestor e a equipe geram problemas no ambiente de trabalho.
Os colaboradores precisam de instruções precisas sobre suas tarefas e como executá-las em tempo hábil e, principalmente, saber o que é prioridade e o que não é.
Se a comunicação não está alinhada como deveria, o resultado pode ser trabalho dobrado, perda de tempo e de produtividade, o que gera prejuízos para a empresa.
Excesso de sono
O sono faz uma grande diferença em sua produtividade. Não ter uma boa noite de sono faz com que a sua atenção seja desviada frequentemente no trabalho e ainda torna mais difícil que você evite as interrupções.
Normalmente, as pessoas pensam que dormir de 4 a 5 horas por noite é mais do que suficiente, mas esse é um grande equívoco.
Estudos sugerem que é importante, em particular para os jovens, ter uma boa noite de sono de pelo menos 7 a 8 horas por noite, para que a sua memória e atenção não sejam afetadas.
Ser perfeccionista
Se a perfeição é o seu objetivo, você deve se preparar para enfrentar o fracasso, uma vez que não é possível realizar até mesmo a tarefa mais fácil perfeitamente.
Mesmo as pessoas mais perfeitas que ousam tentar tarefas desafiadoras, muitas vezes perdem prazos, uma vez que revêem uma determinada tarefa muitas vezes.
Isso não é apenas um desperdício de energia, bem como um desperdício do seu tempo também.
Ao não ser um perfeccionista, você vai conseguir realizar as tarefas que executa, e em vez de ter medo do fracasso, você sempre vai poder aprender com seus erros.
Falta de feedback
Oferecer um feedback aos colaboradores é importante para que toda a equipe atue com eficiência.
Um líder que garante um feedback para a equipe mostra que respeita e valoriza seu time, pois estimulará a autoestima e a autoconfiança.
Por meio do feedback, os colaboradores entendem se seu desempenho está dentro do esperado ou se precisam melhorar.
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