Você sabe como organizar um evento de sucesso? Neste post, vamos te dar dicas de como aumentar a visibilidade da sua empresa por meio dessa estratégia tão eficiente. Confira!
Organizar um evento de sucesso é sempre uma tarefa muito complicada, são muitas etapas envolvidas nesse processo para que realmente dê tudo certo.
Não importa o ramo de atividade ou tamanho da sua empresa, sempre tem aquelas ocasiões que acabam pedindo a organização de um evento.
Além disso, a promoção de eventos vem crescendo no meio empresarial como forte ferramenta para posicionamento de marca e maior envolvimento com o seu público-alvo.
Assim, se bem organizado, o evento pode trazer grandes benefícios para a empresa e uma boa reputação.
O Brasil é um dos países com maior número de eventos por ano, se considerarmos os grandes centros urbanos como São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte e Porto Alegre.
Na capital paulista, por exemplo, são milhares de eventos por ano e que movimentam milhões de reais a partir da contratação de fornecedores, áreas de decorações, atrações artísticas, vendas de ingressos onlines e alimentações.
O primeiro passo para organizar um evento de sucesso é seguir um planejamento delicado, se dedicar e estar atento a diversos detalhes, além, de ter muito jogo de cintura para lidar com as pessoas.
Pensando em ressaltar alguns aspectos importantes para a organização de um projeto, nós listamos 5 dicas que te auxiliarão a organizar um evento de sucesso.
Como organizar um evento de sucesso
Defina seu orçamento
Antes de pensar nos detalhes, você precisa saber até quanto pode gastar. A verba disponível vai definir a escolha do espaço, do buffet e da decoração.
Converse com o responsável pela contratação do seu serviço, sobre o que deve ter no evento empresarial e qual a verba disponível.
Saiba que você não pode fazer muita coisa com pouco dinheiro e, em caso de boas verbas, sugira itens que sejam interessantes.
Negocie as melhores condições com seus fornecedores de confiança, busque obter descontos em pagamentos com menores parcelas e à vista.
Tenha em mente que manter um evento dentro do orçamento estipulado é um dos melhores indicadores de performance.
Para ajudar no orçamento, é recomendado buscar patrocínios. Além de aliviar os gastos, é uma ótima oportunidade de iniciar parcerias.
Monte um cronograma
Uma estratégia que ajuda qualquer organizador de evento ter sucesso é o desenvolvimento de um cronograma completo.
O cronograma ideal começa muito antes do dia do evento, ele também deve ir até um ou mais dias depois.
É fundamental planejar e organizar tudo para que todas as variáveis estejam cobertas no seu cronograma. São elas:
Quando os fornecedores devem ser contratados?
Quando serão realizados os pagamentos?
Os convites serão enviados com antecedência?
Faça um planejamento
Tão importante quanto escolher o tema do evento, é escolher data, horário e local.
Organizar eventos durante a semana, por exemplo, são mais indicados para determinados segmentos ou para atingir certos nichos.
Para eventos que você busca atingir grandes públicos, pense em realizá-los nos finais de semana.
Para não errar na hora de organizar um evento de sucesso, primeiramente, abra o calendário de eventos do ano e veja quais são as melhores oportunidades.
Pesquise também se na região não acontecerão outros eventos no mesmo dia e que possa envolver de alguma forma seu público de interesse.
É bom ter em mente, que um evento realizado com antecedência, pode fazer toda diferença.
Tente sempre ter um prazo confortável, além de ter mais tempo para tomar decisões, será possível aumentar o tempo de divulgação e até mesmo, conseguir melhores preços e prazos de pagamentos nas contratações dos serviços necessários.
Fornecedores
Ao começar a cotar fornecedores para seu evento, peça pelo menos duas opções, por exemplo, para a locação de um espaço, veja quanto custa no seu dia preferido e também em um dia na semana.
Dessa forma, você terá flexibilidade para negociar valores, conseguir melhores preços para o serviço de Buffet, aluguel de mesas e cadeira, entre outros.
Uma ótima dica é consultar profissionais da área e ter um check-list de empresas que trabalham com o que você precisa.
Divulgue seu evento
Após ter estudado e entendido qual o seu público-alvo, vale a pena fazer uma boa divulgação do seu evento.
Comece buscando quais os tipos de meios de comunicação que atingem o seu público: ele assiste quais canais de tv? Ele acessa a internet? Ele ouve rádio? Entregar panfletos na rua pode atingir esse segmento de público?
São inúmeras perguntas a serem feitas para definir o plano de mídia ideal para divulgar o seu evento.
É essencial trabalhar com profissionais das áreas de comunicação e marketing, pois eles conhecem as melhores estratégias e ferramentas para a divulgação.
A partir disso, seu público saberá que sua empresa existe e, consequentemente, do evento que você está organizando.
Utilize plataformas e recursos online
Outra dica que pode trazer grandes benefícios para seu evento, é conhecer e utilizar ferramentas de automação, com elas é possível substituir boa parte do trabalho manual e ainda ter mais controle do seu evento.
Entender essas ferramentas torna as etapas mais ágeis e poupam recursos financeiros.
Um bom exemplo são aquelas capazes de fazer a gestão de participantes, que permitem a inscrição online e o controle preciso do público-alvo.
Vale a pena pesquisar por referências e aproveitar os benefícios oferecidos pelas novas tecnologias na área de eventos.
Trabalhe com uma equipe eficiente
É impossível organizar um evento de sucesso sozinho, é essencial que o produtor monte uma equipe com profissionais competentes, comprometidos e com objetivos semelhantes.
Ele precisa estar cercado de pessoas em quem possa confiar tarefas importantes.
Uma equipe completa é fundamental para que o tempo seja melhor aproveitado e para que, assim, seja possível organizar e executar um grande evento.
Entretanto, o produtor deve sempre estar supervisionando, ajudandp e gerenciando as diversas frentes de trabalho, acompanhando os processos e mantendo uma visão de tudo que está pendente.
Essas são as principais dicas de como organizar um evento de sucesso. Todo detalhe requer cuidado, e se apoiar em um planejamento é o melhor caminho a se seguir.
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