A organização de evento é uma estratégia fundamental para empresas que querem ter bons resultados no fim do mês. Confira as dicas nesse post!
Todos nós já sabemos que o evento é uma excelente ferramenta para divulgar produtos e serviços, ter reconhecimento de marca, adquirir conhecimento, analisar concorrentes e fazer networking.
Realizar uma organização de evento não é uma tarefa fácil, existem grandes desafios a serem superados entre todas as etapas do planejamento até a execução.
São diversos detalhes que precisam ser pensados, principalmente, a forma como você irá se relacionar com seu público naquele momento.
Esta é uma etapa extremamente importante para gerar visibilidade e fazer com que outras pessoas saibam da sua existência.
Mas precisamos ter em mente que quanto mais planejado e organizado for o evento, menor a chance de ocorrer imprevistos ou problemas nos processos.
Independente de qual for o tipo de evento, seja ele feira mercadológica, eventos corporativos, palestras, seminários, workshops, etc, é essencial que ele esteja de acordo com o perfil do público-alvo e atenda as expectativas daqueles que estão presentes.
Agora que já sabemos a importância da organização de evento, vamos as dicas que separamos para te ajudar a colocar em prática.
Organização de evento – Dicas imperdíveis
Planejamento é fundamental
Tão importante quanto escolher o tema do evento, é escolher data, horário e local.
Organizar eventos durante a semana, por exemplo, são mais indicados para determinados segmentos ou para atingir certos nichos.
Para eventos que você busca atingir grandes públicos, pense em realizá-los nos finais de semana.
Para não errar na hora de organizar um evento de sucesso, primeiramente, abra o calendário de eventos do ano e veja quais são as melhores oportunidades.
Pesquise também se na região não acontecerão outros eventos no mesmo dia e que possa envolver de alguma forma seu público de interesse.
É bom ter em mente, que um evento realizado com antecedência, pode fazer toda diferença.
Tente sempre ter um prazo confortável, além de ter mais tempo para tomar decisões, será possível aumentar o tempo de divulgação e até mesmo, conseguir melhores preços e prazos de pagamentos nas contratações dos serviços necessários.
Defina um orçamento
Uma das principais etapas na organização de evento a é definir um orçamento.
Antes de pensar nos detalhes, você precisa saber até quanto pode gastar. A verba disponível vai definir a escolha do espaço, do buffet e da decoração.
Converse com o responsável pela contratação do seu serviço, sobre o que deve ter no evento empresarial e qual a verba disponível.
Saiba que você não pode fazer muita coisa com pouco dinheiro e, em caso de boas verbas, sugira itens que sejam interessantes.
Negocie as melhores condições com seus fornecedores de confiança, busque obter descontos em pagamentos com menores parcelas e à vista.
Tenha em mente que manter um evento dentro do orçamento estipulado é um dos melhores indicadores de performance.
Para ajudar no orçamento, é recomendado buscar patrocínios. Além de aliviar os gastos, é uma ótima oportunidade de iniciar parcerias.
Monte um cronograma
Uma estratégia que ajuda qualquer organizador de evento ter sucesso é o desenvolvimento de um cronograma completo.
O cronograma ideal começa muito antes do dia do evento, ele também deve ir até um ou mais dias depois.
É fundamental planejar e organizar tudo para que todas as variáveis estejam cobertas no seu cronograma. São elas:
Quando os fornecedores devem ser contratados?
Quando serão realizados os pagamentos?
Os convites serão enviados com antecedência?
Tenha fornecedores
Ao começar a cotar fornecedores para seu evento, peça pelo menos duas opções, por exemplo, para a locação de um espaço, veja quanto custa no seu dia preferido e também em um dia na semana.
Dessa forma, você terá flexibilidade para negociar valores, conseguir melhores preços para o serviço de Buffet, aluguel de mesas e cadeiras, entre outros.
Uma ótima dica é consultar profissionais da área e ter um check-list de empresas que trabalham com o que você precisa.
Divulgue seu evento
Após ter estudado e entendido qual o seu público-alvo, vale a pena fazer uma boa divulgação do seu evento.
Comece buscando quais os tipos de meios de comunicação que atingem o seu público: ele assiste quais canais de tv? Ele acessa a internet? Ele ouve rádio? Entregar panfletos na rua pode atingir esse segmento de público?
São inúmeras perguntas a serem feitas para definir o plano de mídia ideal para divulgar o seu evento.
É essencial trabalhar com profissionais das áreas de comunicação e marketing, pois eles conhecem as melhores estratégias e ferramentas para a divulgação.
A partir disso, seu público saberá que sua empresa existe e, consequentemente, da sua organização de evento.
Outra dica que pode trazer grandes benefícios para seu evento, é conhecer e utilizar ferramentas de automação, com elas é possível substituir boa parte do trabalho manual e ainda ter mais controle do seu evento.
Entender essas ferramentas torna as etapas mais ágeis e poupam recursos financeiros.
Tenha uma equipe capacitada
É impossível realizar a organização de evento com sucesso sozinho, é essencial que o produtor monte uma equipe com profissionais competentes, comprometidos e com objetivos semelhantes.
Ele precisa estar cercado de pessoas em quem possa confiar tarefas importantes.
Uma equipe completa é fundamental para que o tempo seja melhor aproveitado e para que, assim seja possível, organizar e executar um grande evento.
Entretanto, o produtor deve sempre estar supervisionando, ajudando e gerenciando as diversas frentes de trabalho, acompanhando os processos e mantendo uma visão de tudo que está pendente.
Essas são as principais dicas de como organizar um evento de sucesso. Todo detalhe requer cuidado e, se apoiar em um planejamento, é o melhor caminho a seguir.
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