Gestão de tempo – O que é?

Você sabe o que é gestão de tempo e por que ela é fundamental para as empresas? Confira nesse post!

Muitas vezes percebemos que as 24 horas que temos no dia não é suficiente para realizar todas as tarefas propostas.

Mas você já parou para pensar que se tivesse mais horas você iria conseguir fazer tudo que tinha em mente?

Provavelmente a sua resposta seria “NÃO”, se você não souber gerenciar o seu tempo da melhor maneira possível.

Na realidade, temos o tempo ideal para cumprir a nossa rotina, o que falta é um controle e a administração correta disso.

Em 1748, o jornalista, diplomata e inventor americano Benjamin Franklin (1706-1790) escreveu a frase “tempo é dinheiro” no ensaio intitulado “Advice to a Young Tradesman” (“Conselho a um jovem comerciante”, em tradução livre). Provavelmente você já ouviu essa afirmação, não é mesmo? Com certeza ele não tinha a noção da popularidade que sua frase conquistaria.

FONTE: https://bit.ly/2TAHC4H

Não só no meio empresarial, como em qualquer situação do dia-a-dia, saber sobre as técnicas de gestão de tempo fará com que você aproveite seu dia com excelência, melhorando não só sua produtividade, como fazendo que você evolua mentalmente, evitando o estresse de um trabalho sob pressão.

O que é gestão de tempo?

A gestão de tempo ou gerenciamento de tempo, nada mais é do que o processo de planejar e organizar como o seu tempo deve ser dividido entre as tarefas que precisam ser executadas diariamente.

Atualmente, as redes sociais são grandes motivos do desperdício de tempo, onde perdemos a noção da quantidade de coisas que ainda temos para fazer.

No entanto, não só a internet é a causa desse desperdício, interrupções durante a execução de uma tarefa é muito comum no ambiente de trabalho.

Esse é um conceito fácil de entender, mas colocá-lo em prática é mais complicado que imaginamos.

Por isso, é fundamental saber a sua importância e ter em mente as técnicas para realizar essa gestão de tempo com sucesso.

Qual a importância da gestão de tempo?

Para Peter Drucker, escritor, professor, consultor administrativo e considerado o pai da administração moderna: ” O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.”

Ou seja, o gerenciamento de tempo é o primeiro passo para conseguir realizar tudo que nos propomos a fazer para alcançar os objetivos traçados.

Uma pesquisa realizada pela professora da Universidade da Califórnia de Irvine, Gloria Mark, revela que cada vez que a pessoa é interrompida, ela leva cerca de 20 minutos para começar a se concentrar novamente no assunto em que estava.

Por isso, é essencial que a administração do seu tempo seja conduzida de forma precisa e constante, tornando isso cada vez mais comum na sua rotina.

Vantagens:

• Diminuição do estresse;

• Menos imprevistos;

• Mais tarefas executadas;

• Menos retrabalhos;

• Traz confiança para o dia-a-dia;

• Aumenta o nível de produtividade;

• Traz pontualidade e disciplina;

• Menos tempo perdido;

• Mais tempo livre;

• Menos esforço;

• Menos problemas;

• Traz rapidez e consistência para as tarefas;

• Gera resultados efetivos.

Ambiente corporativo

Uma pesquisa desenvolvida numa empresa americana do segmento de softwares, apontou que os colaboradores dedicavam somente 39% do expediente ao trabalho. Ou seja, 61% do tempo foi considerado improdutivo. 

Uma reportagem da Exame apontou uma estimativa de tempo dedicado as atividades que roubam a produtividade. 

48% do expediente é destinado para atividades secundárias, que em geral não são a prioridade.

• 21% do tempo é consumido em reuniões;

• 16% do tempo é dedicado à gestão de e-mails;

• 11% do tempo é absorvido em tarefas administrativas.

FONTE: https://bit.ly/2PO5CwH

Métodos

Já citamos em outro artigo o que são e as características desses métodos que são essenciais para o aumento da produtividade no ambiente empresarial.

Vamos relembrá-los e mostrar como eles podem ajudar a gerir o seu tempo e aumentar a produtividade.

Método Pomodoro

O método Pomodoro, uma das principais técnicas de produtividade, foi desenvolvida no final dos anos 80, pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar a sua produtividade nos estudos durante os primeiros anos de faculdade.

Era utilizado um timer de cozinha para organizar as tarefas. Ele tinha o formato de tomate (pomodoro, em italiano) e girava 25 minutos, produzindo um forte som ao final deste tempo.

Após o término deste período, Cirillo iniciava uma pausa de 5 minutos para colocar as informações em ordem e voltar a se concentrar.

Quando completados 4 vezes esse ciclo (quatro pomodoros) o tempo para a pausa aumentava, cerca de 30 minutos.

A cada despertar do timer, era o momento de riscar as tarefas concluídas, marcar qual a porcentagem já finalizada, fazer coisas não relacionadas a tarefa, como ir ao banheiro ou tomar um café e, por fim, voltar de onde parou.

Lei de Pareto

Mais uma das principais técnicas de produtividade é a lei de Pareto. Muito conhecida também por princípio 80/20, foi criada pelo economista italiano Vilfredo Pareto.

Esta lei afirma que 80% das consequências advêm de 20% das causas. Sabendo disso, o economista afirma que 80% da riqueza mundial está nas mãos de 20% da população, 80% da população é causada por 20% dos países e que 80% da receita de uma empresa provém de 20% dos clientes.

Método GTD

GTD (Getting Things Done) é uma metodologia de produtividade criada por David Allen e divulgada no livro de mesmo nome, publicado em 2001.

Getting Things Done em português significa “a arte de fazer acontecer” e consiste em um método simples e efetivo de 5 etapas, que te ajudarão a gerenciar suas tarefas com eficiência.

• Coletar;

• Processar;

• Organizar;

• Revisar;

• Engajar.

Matriz GUT

A matriz GUT é baseada em três aspectos: Gravidade, Urgência e Tendência. Consiste em atribuir notas de 1 a 5 a cada uma das demandas e começar a execução a partir das notas mais altas.

Gravidade

• Sem gravidade;

• Pouco grave;

• Grave;

• Muito grave;

• Extremamente grave.

Urgência

• Pode esperar;

• Pouco urgente;

• Resolver rapidamente;

• É urgente;

• Ação imediata.

Tendência

• Não mudará;

• Irá piorar ao longo do prazo;

• Irá piorar;

• Irá piorar em pouco tempo;

• Irá piorar rapidamente.

Dicas!

Planejamento – Planeje seu dia com antecedência. Faça uma lista das atividades a serem realizadas.

Defina metas e objetivos – Trabalhar sem metas e objetivos significa não ter uma direção para onde ir e como quer chegar lá.

Aprenda a dizer não – Não aceite realizar uma tarefa difícil em um curto período de tempo.

Tenha foco – Esteja presente de corpo e mente na execução daquela tarefa. Evite distrações e interrupções.

Evite o estresse – O estresse ocorre quando aceitamos uma tarefa que não somos capazes de cumpri-las por diferentes motivos.

Faça pausas – Quando você achar que não irá dar conta e sua cabeça estiver a mil, faça uma pausa, tome um café, converse com um colega e depois volte ao trabalho.

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