Você sabia que definir prioridades é fundamental para organizar e conseguir realizar todas as tarefas pendentes? Confira nesse post!
A constante falta de tempo e o stress são efeitos colaterais de um profissional que possui bastante responsabilidade dentro de uma empresa.
Em razão disso, o acúmulo de tarefas e os atrasos nas entregas se tornam frequentes e acabam interferindo em todos os processos.
Por isso, definir prioridades é uma etapa muito importante no desenvolvimento de campanhas e realização de atividades do dia-a-dia.
O primeiro passo é entender que tudo na empresa é importante e precisa de extrema atenção em todos os detalhes.
Nesse momento, é essencial separar o que é mais significativo e o que tem realmente mais valor para a organização.
Caso isso não seja feito, a carga horário de trabalho e as restantes horas do dia, não serão suficientes para dar conta de tanta tarefa.
Isso tem ligação com a Lei de Pareto, que já citamos em outros artigos relacionados a produtividade.
“20% das atividades são responsáveis por 80% dos resultados.” Com isso, encontrar esses 20% se torna essencial para definir as prioridades.
Antes de mais nada, é necessário entender a diferença de três conceitos muito utilizados no ambiente de trabalho: Prioridade, Urgência e Importância.
Prioridade
Prioridade é, exclusivamente, o que vai ser feito primeiro, onde a empresa colocará todos os seus esforços antes dos demais.
É possível fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo, porém é quase impossível estar focada totalmente em todas as atividades que estão sendo realizadas.
Sendo assim, as prioridades são sempre o que você vai realizar primeiro.
Urgência
No dicionário, urgência significa necessidade que requer solução imediata, ter pressa.
Este conceito está completamente relacionado ao tempo. Urgente é algo que necessita de muita atenção por ter pouco tempo para ser realizado.
Importância
Importância está relacionado ao valor, interesse e o tamanho do risco em não priorizar aquela determinada tarefa.
Ela refere-se ao impacto que aquele trabalho tem no seu dia-a-dia e quanto ele interfere na sua empresa.
Definir prioridades – O que fazer?
Tenha o controle do seu dia
Antes de definir prioridades é essencial que você tenha um planejamento em mente de tudo que terá que realizar nos próximos 5 dias.
Saiba quanto tempo você tem para executar essas tarefas e prazo para a entrega de cada uma delas.
Para isso, gerir o seu tempo é uma etapa extremamente importante para conseguir fazer tudo que está pendente, focando no que realmente importa.
Falando nisso, tem um artigo feito recentemente falando desse assunto que é muito relevante nos dias de hoje.
Se antecipe
Antecipe a tarefa que possui prioridade antes que ela vire uma urgência.
Quanto mais tempo você tiver para realizar aquela tarefa maior será a qualidade no produto final.
Entretanto, prazos confortáveis atrapalham a conclusão de tarefas. O truque é eliminar da sua mente que você tem uma agenda tranquila.
Isso fará com que você dê prioridade para aquele trabalho e o execute de maneira rápida, podendo adiantar aqueles que não tem tanta urgência.
Aprenda a dizer não
É natural querermos “abraçar o mundo” e tentar resolver todos os problemas que nos responsabilizamos.
Porém, isso acaba nos deixando sobrecarregados e impossibilitados de executar todas as pendências listadas na nossa agenda.
Em razão disso, aprender a dizer não para algumas coisas e assumir que você não conseguirá realizar aquele trabalho é fundamental.
Tenha em mente que você, por mais proativo que seja, não consegue focar em várias coisas ao mesmo tempo, podendo comprometer diretamente no desenvolvimento dos processos.
Entenda sua empresa
Para definir prioridades é necessário entender quais são os objetivos e metas da empresa.
Principalmente em ambientes dinâmicos, onde as demandas mudam constantemente e crescem de uma hora para outra.
Entender o que a empresa precisa naquele momento é essencial. Esse é o ponto chave para definir o que irá fazer primeiro.
Se comunique de forma clara com o seu gestor. Confira com ele quais as principais atividades e o que exige mais esforço e tempo.
Organize sua agenda
Se você não possui uma programação bem estruturada do que irá fazer no decorrer daquele dia, você pode acabar realizando tarefas que aparecem no meio do caminho, consequentemente no fim do dia, você irá ter a impressão de que fez muita coisa, mas ao mesmo tempo, não fez quase nada.
Acontecem imprevistos no dia-a-dia e precisamos saber lidar com eles. Porém, eles devem ser tratados como exceção e não virar uma rotina.
É importante ter em mente que você precisa comandar os seus prazos e horários e não o contrário.
Matriz GUT
A Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia na priorização de resolução de problemas (por isso é também conhecida como Matriz de Prioridades).
A análise GUT é muito utilizada naquelas questões em que é preciso de uma orientação para tomar decisões complexas e que exigem a análise de vários problemas.
Para isso, com o sistema GUT é possível classificar cada problema de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência (e assim temos a sigla GUT).
Gravidade:
Sem gravidade;
Pouco grave;
Grave;
Muito grave;
Extremamente grave.
Urgência:
Pode esperar;
Pouco urgente;
Urgente, merece atenção no curto prazo;
Muito urgente;
Necessidade de ação imediata.
Tendência:
Não irá mudar;
Irá piorar a longo prazo;
Irá piorar a médio prazo;
Irá piorar a curto prazo;
Irá piorar rapidamente.
FONTE: https://bit.ly/2SdJxaW
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