Técnicas de produtividade

Você sabe quais são as técnicas de produtividade mais eficazes para obter bons resultados no ambiente de trabalho? Confira nesse post.

Manter o foco é muito mais complicado do que parece, principalmente para nós, profissionais e estudantes que passamos a maior parte do tempo na frente do computador, exposto a diversos tipos de distrações.

Existe uma grande diferença entre trabalhar muito e ser produtivo, sendo muito difícil de ser compreendido pelas pessoas.

Ser produtivo não significa fazer mais, mas sim aproveitar melhor o seu tempo, se engajando no que está fazendo.

Quanto mais a carga de trabalho acumula na sua lista de tarefas, o estresse e cansaço aumentam, fazendo com que sua mente e corpo não respondam mais, com isso gerando a perca de foco e ocasionando a baixa produtividade.

Existem técnicas de produtividade que podem ajudar a melhorar os seus resultados. Por isso, listamos algumas delas para você se inspirar.

Técnicas de produtividade – Método Pomodoro

Você já ouviu falar sobre o método Pomodoro?

O método Pomodoro, uma das principais técnicas de produtividade, foi desenvolvida no final dos anos 80, pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar a sua produtividade nos estudos durante os primeiros anos de faculdade.

A técnica foi criada para utilizar o tempo como um grande aliado, ajudando a realizar o que queremos fazer, do jeito que queremos fazê-lo.

FONTE: https://bit.ly/2p9SBCK

Como funciona o método Pomodoro?

Era utilizado um timer de cozinha para organizar as tarefas. Ele tinha o formato de tomate (pomodoro, em italiano) e girava 25 minutos, produzindo um forte som ao final deste tempo.

Após o término deste período, Cirillo iniciava uma pausa de 5 min para colocar as informações em ordem e voltar a se concentrar.

Quando completados 4 vezes esse ciclo (quatro pomodoros) o tempo para a pausa aumentava, cerca de 30 minutos.

A cada despertar do timer, era o momento de riscar as tarefas concluídas, marcar qual a porcentagem já finalizada, fazer coisas não relacionadas a tarefa, como ir ao banheiro ou tomar um café e, por fim, voltar de onde parou.

Isso faz com que você oxigene o cérebro e aumente a sua agilidade mental. É importante lembrar que esse tempo era estipulado no método clássico, mas nada impede que você crie o seu próprio equilíbrio.

Quais as vantagens de praticar o método Pomodoro?

Ao quebrar o trabalho em pequenas partes, você acaba dedicando foco total aquela situação e consegue resolvê-la da melhor forma possível e de maneira mais rápida do que pensando na tarefa como um todo.

Além disso, a cada pomodoro concluído, você vê uma evolução e progresso, percebendo que seu objetivo final está cada vez mais próximo.

Para Francesco Cirillo, as vantagens que essa técnica proporciona são:

• Alívio da ansiedade;

• Aumento da conscientização das decisões;

• Aumento da motivação;

• Reforço da determinação;

• Melhoria do processo de trabalho e estudo.

Interrupções

Querendo ou não, sempre acontecem interrupções quando estamos concentrados na realização de alguma tarefa.

Por isso, Cirillo aconselha escrever uma apóstrofe ao lado da atividade toda vez que houver interrupções.

Essas interrupções podem ser internas, sendo cometidas por você mesmo, como pensar em algo, sentir fome e ir ao banheiro. E interrupções externas, quando outras pessoas ou acontecimentos atrapalham no desenvolvimento da sua atividade.

Técnicas de produtividade – Lei de Pareto

Mais uma das principais técnicas de produtividade está a lei de Pareto. Muito conhecida também por princípio 80/20, foi criada pelo economista italiano Vilfredo Pareto.

Esta lei afirma que 80% das consequências advêm de 20% das causas. Sabendo disso, o economista afirma que 80% da riqueza mundial está nas mãos de 20% da população, 80% da população é causada por 20% dos países e que 80% da receita de uma empresa provém de 20% dos clientes.

Pareto não acreditava no esforço contínuo, aquele que exige muito sacrifício para chegar ao objetivo.

Para ele, o mais importante era a produtividade e em suas consequências para a vida humana. Ou seja, acreditava que o esforço devia ser feito apenas naquilo que era realmente necessário para obter um bom resultado, conhecido como esforço seletivo.

Isso não quer dizer que você não precise se dedicar e se esforçar durante o seu trabalho, mas sim direcionar esses esforços para ações e pessoas certas.

Como a lei de Pareto pode te ajudar sendo uma das técnicas de produtividade?

Negócios

Um dos maiores erros de empresários e empreendedores atualmente, é achar que alcançar o maior número de clientes e conquistar uma grande fatia de negócios é uma boa opção.

A verdade é que se você tenta aumentar o seu mercado, automaticamente os seus custos em diversos aspectos também aumentarão.

Ao invés disso, invista essa grana e o seu tempo naquele 20% de mercado que representam a fatia de lucro da sua empresa.

Tempo

Analisando o tempo que você perde durante o seu dia, você verá que 20% das atividades realizadas gastam 80% do seu tempo.

É claro que existem necessidades que não podem deixar de serem feitas, como comer, dormir, tomar banho, etc.

No entanto, algumas atividades realizadas no nosso dia-a-dia podem deixar de serem feitas, ou ao menos fazê-las em outros momentos, como:

• Ler um e-mail sobre curiosidades – Será que é importante para esse momento?

• Jogos no Facebook – Vai me ajudar a alcançar os meus objetivos?

• Assistir o jornal esportivo – Vai acrescentar aprendizados para o meu trabalho?

Leitura

Muitas vezes perdemos o nosso tempo lendo coisas aleatórias e determinados assuntos que pouco interessarão para o desenvolvimento da sua vida, principalmente, quando relacionamos a perca de tempo.

Leia artigos relacionados a sua área, livros e matérias que acrescentarão na sua vida profissional e pessoal. F

Técnicas de produtividade – Método GTD

GTD (Getting Things Done) é uma metodologia de produtividade criada por David Allen e divulgada no livro de mesmo nome, publicado em 2001.

Getting Things Done em português significa “a arte de fazer acontecer” e consiste em um método simples e efetivo de 5 etapas que te ajudarão a gerenciar suas tarefas com eficiência.

Como utilizar o GTD?

É preciso seguir estas cinco etapas para fazer as coisas acontecerem:

Coletar

Este é o momento de tirar todas as ideias, informações e lembranças de coisas que precisam serem feitas e colocá-las em um local mais confiável, como um papel por exemplo.

Anote todas as suas obrigações, atividades, tarefas, projetos, metas e objetivos, tudo que reter maior atenção.

Essa lista serve para você tirar o que está na sua cabeça e, com isso, ganhar mais tranquilidade, pois tudo que precisa ser feito, estará lá!

Processar

O próximo passo é processar toda essa lista, ou seja, analisar cada uma das informações que capturou e decidir o que fazer com elas.

• Descarte aquilo que você não irá usar;

• Colocar em uma nova lista chamada “algum dia/talvez” os projetos que você pretende realizar, no entanto, não tem prazo definido.

• Colocar em outra lista denominada “referências” tudo aquilo que você quer guardar para consultar no futuro.

Organizar

É importante ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo.

Além disso, organize-as de acordo com o seu contexto, como:

• Trabalho;

• Pessoal;

• Viagem;

• Estudos.

Revisar

Faça uma revisão periódica, de preferência diariamente ou semanalmente, de todas as suas tarefas, compromissos e projetos.

Reavalie as prioridades, acrescente as novas obrigações e confira os itens delegados.

Engajar

De nada adianta todos os processos se as tarefas não forem colocadas em prática.

Pense que aquilo que você está realizando é a coisa mais importante que existe e não deixe as distrações interromperem a sua atividade.

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